DORA ICT Incident Reporting via BaFin MVP: Step-by-Step Guide

Einleitung

Im Q3 2025 hat BaFin sein erstes DORA-bezogenes Strafverfahren eingeleitet. Die Strafe: 450.000 EUR. Die Verletzung: Unzureichende ICT-Drittpartei-Risikodokumentation. Hier sehen Sie, was der Konzern falsch gemacht hat. Diese Fallstudie zeigt, wie ernst die Risiken sind, die Sie als Compliance-Profi, CISO oder IT-Anführer in europäischen Finanzdienstleistungsunternehmen eingehen. Die Notwendigkeit der Einhaltung der Vorgaben des Digital Operational Resilience Act (DORA) ist unerlässlich, um Strafzahlungen, Auditfehlern, Betriebsstörungen und dem Rufsschaden zu entgehen.

Die DORA fordert von Finanzdienstleistern im Geltungsbereich der EU, auf elektronischen Medien basierende Vorfälle, die ihre Geschäftsoperationen beeinträchtigen oder beeinträchtigen können, umfassend zu melden und zu verwalten. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Sicherheit und Stabilität Ihrer Organisation. Das Fehlverhalten kann jedoch teuer werden, wie das Beispiel zeigt. Sie wissen, dass die immer strengeren Anforderungen der Finanzaufsicht und die steigende Komplexität der IT-Infrastrukturen eine umfassende und effektive Risikobewertung erfordern.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die DORA-ICT-Vorfälle gemäß den BaFin-MVPs melden, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation den Anforderungen gerecht wird und die zunehmenden Risiken effektiv managen kann. Wir bieten Ihnen einen schrittweisen Ansatz, der Sie durch die Komplexitäten der DORA-Konformität führt und Ihnen hilft, Ihre strategischen Ziele und Compliance-Pflichten zu erfüllen.

Das Kernproblem

Die DORA legt klare Anforderungen an die Berichterstattung von ICT-Vorfällen an Finanzdienstleistern in der EU fest. Diese Regelungen zielen darauf ab, die Integrität der Finanzsysteme zu schützen, indem sie Organisationen dazu verpflichten, ihre IT-Infrastrukturen und -Risiken aufrechtzuerhalten und zu überwachen. Allerdings besteht ein reales Risiko, dass viele Organisationen bei der Umsetzung und Berichterstattung Fehler machen, was zu schwerwiegenden Konsequenzen führen kann.

Die Hauptprobleme zielen auf die fehlende oder unzureichende Dokumentation der ICT-Risiken, die Überschätzung der eigenen IT-Sicherheitsfähigkeiten und die mangelnde Integration zwischen verschiedenen Abteilungen, die zur Ermittlung und Berichterstattung von Vorfällen zuständig sind. Das Fehlverhalten kann betriebliche Unterbrechungen, Reputationsschäden und finanzielle Verluste in Höhe von Hunderttausenden bis Millionen Euro nach sich ziehen.

Laut einer Studie der BaFin hat fast die Hälfte der Finanzdienstleister Schwierigkeiten bei der Umsetzung der DORA-Vorgaben. Die Gründe sind vielfältig und umfassen unter anderem technische Hürden, mangelnde Schulung und Ressourcen, sowie eine unzureichende Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen. Dies zeigt, wie dringend es ist, die DORA-Konformität zu verbessern und die Berichterstattung von ICT-Vorfällen effektiv zu gestalten.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Änderungen und Strafverfahren wie das BaFin-Fallbeispiel haben die Notwendigkeit der Compliance mit DORA-Vorgaben unterstrichen. Wirtschaftliche Motive spielen eine wichtige Rolle, da Kunden zunehmend nach Zertifizierungen und Compliance-Belegschaften fragen. Nicht-Einhaltung kann zu einem wettbewerbsbedingten Nachteil führen, da Kunden und Geschäftspartner von Finanzdienstleistern, die ihre Anforderungen nicht erfüllen, abkehren können.

Ein wichtiger Aspekt ist die steigende Anzahl der ICT-Vorfälle aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung der Finanzdienstleistungen. Die zunehmende Anzahl und Komplexität der Vorfälle machen eine robuste und effiziente Berichterstattung und Behebung der Vorfälle notwendig. Die Lücke zwischen dem aktuellen Stand der meisten Organisationen und den Anforderungen der DORA kann schadensfrei gemacht werden, wenn sofortige und wirksame Maßnahmen ergriffen werden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie diese Lücke schließen und Ihre Organisation in der Lage versorgen, die DORA-Vorgaben korrekt und effizient umzusetzen. Wir bieten Ihnen einen schrittweisen Ansatz, der speziell auf die Anforderungen der BaFin und der europäischen Finanzaufsicht zugeschnitten ist und Ihnen hilft, die Herausforderungen, die mit der DORA-Konformität verbunden sind, zu bewältigen.

Das Lösungsframework

Um die Herausforderung der DORA-ICT-Zufallsmeldungung effektiv zu bewältigen, ist ein schrittweiser Ansatz entscheidend. Dies beginnt mit der exakten Identifizierung der Anforderungen gemäß DORA Artikel 19, welche die Berichtspflichten und die Fristen für ICT-Zufallsereignisse klar definiert. Die Implementierung eines Überwachungsrahmenwerks muss darauf abzielen, diese Kriterien korrekt zu interpretieren und umzusetzen.

Zunächst sollte Ihre Organisation einenaudit durchführen, um die aktuellen Praktiken der ICT-Zufallsmeldungung zu evaluieren und zu identifizieren, wo Verbesserungen notwendig sind. Hierbei sollten Sie insbesondere die Integrität der Dokumentation, die Effizienz der Kommunikationskanäle und die Zugänglichkeit der betroffenen Mitarbeiter überprüfen. Ein wichtiger Schritt ist die Entwicklung eines Informations- und Kommunikationsprotokolls, das die Benachrichtigung der Finanzaufsicht innerhalb von 72 Stunden bei gravierenden Zufallsereignissen gewährleistet.

Bei der Umsetzung Details zu berücksichtigen:

1. Erstellen Sie klare Richtlinien, die die Verantwortlichkeiten und die Zuständigkeiten innerhalb der Organisation festlegen.
2. Fügen Sie in Ihre Dokumentation die spezifischen Anforderungen der DORA ein, insbesondere in Bezug auf die Fristen und die Schweregrade der Zufallsereignisse.
3. Schaffen Sie einen Mechanismus, der es Ihnen ermöglicht, die notwendigen Informationen schnell und effizient zu sammeln und an BaFin zu übermitteln.
4. Implementieren Sie Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter die Bedeutung der ICT-Zufallsmeldungung verstehen und wissen, wie sie darauf reagieren sollen.

Ein "gutes" System wird nicht nur die minimalen Anforderungen erfüllen, sondern auch proaktiv sein, um potenzielle Zufallsereignisse zu identifizieren und zu minimieren. Dies bedeutet, dass Sie kontinuierlich Ihre Prozesse überwachen und anpassen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation immer noch in Übereinstimmung mit den ist.

Häufige Fehler zu vermeiden

Es gibt mehrere häufige Fehler, die Organisationen in der ICT-Zufallsmeldungung machen. Hier sind die Top 3:

1. Unklare Kommunikationskanäle: Wenn eine Organisation keine klar definierten und getesteten Kommunikationskanäle für die Meldung von ICT-Zufallsereignissen hat, kann es zu Verzögerungen oder sogar zu Nichtberichterscheinen kommen. Stattdessen sollte eine Organisation einen zentralen Helpdesk oder eine ähnliche Einheit einrichten, die speziell für die schnelle und effektive Behandlung von Zufallsmeldungungen zuständig ist.

2. Unzureichende Dokumentation: Ohne detaillierte und aktualisierte Dokumentation gefährdet eine Organisation die Einhaltung von DORA. Es ist entscheidend, dass alle Aspekte des Vorfalls, einschließlich der betroffenen Systeme, der betroffenen Daten und der getroffenen Maßnahmen, gründlich dokumentiert werden. Anstatt sich auf die Erinnerung von Mitarbeitern zu verlassen, sollte eine Organisation eine robuste Dokumentations- und Verwaltungssoftware einsetzen.

3. Fehlalarme: Übermäßige Meldung von nicht schwerwiegenden Ereignissen kann zu einer "Fehlalarme" bei der Finanzaufsicht führen und die Glaubwürdigkeit einer Organisation untergraben. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter die Fähigkeit haben, die Schwere des Ereignisses einzuschätzen und nur diejenigen Fälle zu melden, die die Anforderungen der DORA erfüllen.

In jedem dieser Fälle ist die Lösung in einer besseren Vorbereitung und einem stärkeren Fokus auf Compliance und Informationssicherheit zu finden.

Tools und Ansätze

Die Meldung von ICT-Zufallsereignissen kann auf verschiedene Weisen erfolgen, und es ist wichtig, den richtigen Ansatz für Ihre Organisation zu wählen. Hier sind einige der gängigsten Tools und Ansätze:

1. Manuelle Vorgehensweise: Diese Methode ist einfach und kostspielig, kann aber zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Sie funktioniert gut für kleinere Organisationen oder wenn Zufallsereignisse selten vorkommen. Die Hauptvorteile sind die volle Kontrolle über den Prozess und die Flexibilität bei der Anpassung an individuelle Bedürfnisse. Jedoch kann sie ineffizient sein, wenn es darum geht, schnell und effizient große Mengen an Informationen zu sammeln und zu analysieren.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz: Die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen oder Governance, Risk, and Compliance (GRC)-Tools kann helfen, die Verwaltung von Prozessen zu verbessern. Sie bieten mehr Flexibilität und Funktionalität als eine reine manuelle Methode, haben jedoch einige Einschränkings, wie z. B. die Notwendigkeit, die Systeme regelmäßig aufzubessern und die Daten manuell zu synchronisieren. Diese Methode kann für mittlere Organisationen mit moderatem ICT-Zufallsereignisvolumen geeignet sein.

3. Automatisierte Complianceplattformen: Automatische Complianceplattformen wie Matproof sind speziell für die Verwaltung von Complianceanforderungen konzipiert und können den Prozess der ICT-Zufallsmeldungung drastisch verbessern. Sie bieten Vorteile wie die automatisierte Sammlung von Beweisen von Cloudanbietern, eine Endpoint-Compliance-Agentur für die Überwachung von Geräten und 100%ige EU-Datenresidenz (in Deutschland gehostet). Diese Plattformen sind ideal für Finanzinstitute in der EU, die hohe Compliance-Standards erfüllen müssen. Sie sind besonders hilfreich, um die Effizienz der Meldung zu steigern, die Genauigkeit der Dokumentation zu gewährleisten und die Notwendigkeit der manuellen Bearbeitung zu minimieren.

Es ist wichtig zu beachten, dass Automation nicht immer die beste Lösung ist. Kleine Organisationen oder solche mit wenigen ICT-Zufallsereignissen pro Jahr könnten von einer simpleren Lösung profitieren. Jedoch für Organisationen, die eine hohe Anzahl an Zufallsereignissen oder strenge Complianceanforderungen haben, kann eine automatisierte Complianceplattform das Schlüssel zur Erreichung von Effizienz und Akzeptanz bei der Finanzaufsicht sein.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Als Compliance-Beauftragter in der Finanzbranche in Europa wissen Sie, dass die Umsetzung der DORA-Richtlinien keine Verzögerung gestattet. Beginnen Sie mit folgendem fünfstufigen Aktionsplan, den Sie bereits in dieser Woche umsetzen können:

1. Grundlagen überprüfen: Lesen Sie das Dokument "Technische Leitlinien der Europäischen Zentralbank (EZB)" zu DORA Artikel 19, um die Anforderungen für Meldungen von ICT-Ereignissen im Klartext zu verstehen.

2. Risikoanalyse durchführen: Bewerten Sie Ihre bestehenden ICT-Systeme und Prozesse auf potenzielle Risiken, die eine Meldung an BaFin erfordern könnten.

3. Prozesse und Verfahren definieren: Entwickeln Sie klare Verfahren für das Identifizieren, Bewerten und Melden von ICT-Ereignissen.

4. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die Bedeutung von DORA verstehen und wissen, wie sie ICT-Ereignisse melden sollen.

5. Externe Beratung in Betracht ziehen: Wenn Sie sich unsicher sind oder komplexe Systeme haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, externe Hilfe einzuholen. Andernfalls können Sie mit dem Inhouse-Team beginnen.

Zu Beginn können Sie ein Quick-Win in den nächsten 24 Stunden erzielen, indem Sie eine vorläufige Checkliste für die ICT-Ereignisberichterstattung erstellen und mit Ihren Teammitgliedern teilen. Nutzen Sie offizielle EU/BaFin-Veröffentlichungen, wie das BaFin-Formular für ICT-Ereignisse und die EZB-Leitlinien.

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich alle ICT-Ereignisse an BaFin melden?

J: Nein, nur diejenigen, die die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der. DORA Artikel 19 definiert ICT-Ereignisse als "Ereignisse, die einem Finanzmarktinstitut oder einer zentralen Counterpartei auftreten und die die Funktionsfähigkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Authentizität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit von informationstechnischen Systemen oder die Qualität von Daten beeinträchtigen können". Dies schließt sowohl technische Störungen als auch sicherheitsrelevante Vorfälle wie Datenlecks ein.

F: Was sind die Fristen für die Meldung von ICT-Ereignissen?

J: Sie müssen ICT-Ereignisse unverzüglich melden, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme. Dies ist in der BaFin-Leitlinie "Technische Leitlinien zur DORA-Berichterstattung von ICT-Ereignissen" festgelegt.

F: Welche Informationen muss ich in der Meldung enthalten?

J: Die Meldung muss die folgenden Informationen enthalten: Identifikationsdaten des Berichterstatters, eine Beschreibung des Ereignisses, die Auswirkungen auf die, die getroffenen Gegenmaßnahmen und die zukünftigen Vorkehrungen. Darüber hinaus müssen Sie die Ursache und das Ausmaß des Ereignisses analysieren und die Meldung in einer von BaFin vorgegebenen Form vorlegen.

F: Wer ist im Unternehmen für die ICT-Ereignisberichterstattung zuständig?

J: Normalerweise obliegt diese Aufgabe dem Compliance-Beauftragten oder dem Risikomanagement. Jedoch kann die Zuständigkeit auch vom Compliance-Organigramm oder internen Richtlinien abhängen. Es ist entscheidend, eine klare Zuständigkeit und Verantwortlichkeiten festzulegen, um eine effiziente und rechtzeitige Berichterstattung zu gewährleisten.

F: Gibt es Sanktionen für nicht gemeldete oder verspätete Meldungen von ICT-Ereignissen?

J: Ja, es gibt Sanktionen. BaFin kann Bußgelder in Höhe von bis zu 5 Millionen EUR oder bis zu 10 % des jährlichen Gesamtumsatzes verhängen, je nach Schwere der Verletzung. Des Weiteren kann die BaFin Auflagen und Anordnungen treffen, um die Einhaltung der DORA-Richtlinien sicherzustellen.

Key Takeaways

In diesem Beitrag haben wir einen schrittweisen Ansatz für die Meldung von ICT-Ereignissen im Rahmen von DORA vorgestellt und die Schlüsselkomponenten und -fristen erläutert. Es ist entscheidend, die Anforderungen der DORA und die Rolle von BaFin in Bezug auf ICT-Ereignisse zu verstehen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen, um potenzielle Bußgelder und Sanktionen zu vermeiden.

Als nächste Aktion sollten Sie sich mit dem obigen Aktionsplan befassen und, falls notwendig, externe Beratung in Betracht ziehen. Matproof kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Besuchen Sie https://matproof.com/contact, um eine kostenlose Bewertung zu erhalten und Ihre Compliance-Initiativen mit unserem Compliance-Automations-Plattform zur DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 voranzutreiben.